Revisionssichere Archivierung mit enaio®
Mit enaio® eine revisionssichere Archivierung sicherstellen
Hier erfahren Sie mehr:
Platz- und Kostenersparnis, schnellere Dokumentenbearbeitung sowie die langfristige Sicherung von Informationen: Das alles sind Vorteile einer digitalen revisionssicheren Archivierung. Doch wie genau können Sie sicherstellen, dass alle Richtlinien eingehalten und Ihre Dokumente rechtssicher archiviert werden? Denn schon allein für die Compliance-Konformität ist die revisionssichere Archivierung unverzichtbar.
Der VOI, ein unabhängiger Fachverband für AnbieterInnen und AnwenderInnen im Bereich Enterprise Information Management (ECM), hat aus diesem Grund einen Leitfaden zusammengestellt. Dieser soll den Weg durch die Gesetzestexte, Verordnungen sowie die regionalen und branchenspezifischen Regelungen erleichtern.
Um eine den rechtlichen Anforderungen entsprechende Archivierung zu gewährleisten, ist das Zusammenspiel von allen relevanten Faktoren unverzichtbar. Dazu gehören die anzuwendenden Verfahren ebenso wie die eingesetzte Hardware oder diverse Softwarekomponenten. Alle in Frage kommenden Aspekte sollten in einer, vom haftenden Betreiber zu erstellenden, Verfahrensdokumentation geregelt und dokumentiert werden.
Lösungen auf Basis von enaio® können Ihnen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften behilflich sein. Sprechen Sie uns gerne an.
10 Punkte die Sie beachten sollten:
- 1. Ordnungsgemäß ablegen
Sie sollten jedes Dokument ordnungsgemäß archivieren. - 2. Vollständig aufbewahren
Sie sollten jedes Dokument vollständig und sicher archivieren. - 3. Schnell archivieren
Jedes Dokument sollte auf schnellstem Weg archiviert werden. - 4. Unveränderlich lassen
Sie sollten jedes Dokument in der ursprünglichen und unveränderbaren Form archivieren. - 5. Benutzerrechte anpassen
Jedes Dokument soll mit einer entsprechenden Rechtefreigabe versehen werden. - 6. Zugang gewährleisten
Jedes Dokument soll innerhalb einer angemessenen Frist wiederauffind- und reproduzierbar sein. - 7. Aufbewahrungsfrist beachten
Sie sollten jedes Dokument bis zum Ende der vorgesehenen Lebensdauer im Archiv aufbewahren. - 8. Aktivitäten protokollieren
Jede Aktivität im Archiv sollte sauber dokumentiert werden. - 9. Prozessüberprüfung ermöglichen
Ein sachverständiger Dritter sollte jederzeit den gesamten Archivierungsprozess überprüfen können. - 10. Grundsätzen folgen
Jede Migration und Änderung am Archivsystem sollte nach den oben genannten Grundsätzen ausgeführt werden.
Revisionssichere Archivierung von Dokumenten zusammengefasst:
Dieser Überblick hilft Ihnen, die gesetzlichen Bestimmungen zur revisionssicheren Archivierung zu beachten. Welches Dokument konkret wie lange und ob überhaupt archiviert werden muss, können Sie der jeweiligen Rechtsverordnung entnehmen.
Grundsätzlich sollten folgende Anforderungen für die revisionssichere Archivierung beachtet werden:
-
vollständig
-
ordnungsgemäß
-
rechtzeitig
-
regelmäßig
-
geordnet
-
nachvollziehbar
Rechtssicher Dokumente aufbewahren - das sagt das Archivierungsgesetz
Dokumente müssen archiviert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen für die Beurteilung eines Geschäftsjahres oder eines potenziellen Rechtsstreits vorhanden sind. Das gilt sowohl für internes Unternehmenswissen als auch für externe Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.
Die rechtliche Grundlage dafür, wie und in welcher Form Dokumente im Firmenkontext aufbewahrt werden müssen, werden durch die GoBD, das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Steuerrecht definiert.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Richtlinien definieren seit 2015 die Grundlage für eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung.
Während das HGB generelle Richtlinien zur allgemeinen Aufbewahrung von „Schriftstücken“ beschreibt, liefern das Steuerrecht und die Abgabenordnung (AO) hierzu umfangreiche Anweisungen zur Art und Dauer der Archivierung von Dokumenten. Welche Richtlinien greifen, ergeben sich u. a. aus der Rechtsform des Unternehmens, dessen Tätigkeitsbereich sowie dem entsprechenden Dokumenteninhalt.