Dynamische Übertragung von enaio®-Indexwerten nach Microsoft Word®
enaio®und MS Word® Hand in Hand mit der word-snyc Technologie
Zahlreiche MS Word® Dokumente haben einen Kopf- und Fußbereich oder Textfelder, in denen relevante Standard-Informationen aus enaio® in das Dokument eingebracht werden sollen.
Damit Sie nicht in jedes Dokument manuell die Informationen wie Dokumentennummer, Dokumententitel, Rechnungsangaben oder Vertragsinformationen eingeben müssen, werden diese Daten automatisiert über die word-sync Technologie übertragen.
Funktionen im Überblick
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Formatierung im Word® Dokument bleibt unverändert
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Automatisierte und / oder manuelle Ausführung zur Datenübertragung
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DE / EN im Standard
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für alle enaio® Lösungsbausteine und individuelle Entwicklungen von OPTIMAL SYSTEMS geeignet
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Übertragung beliebiger Indexwerte in ein Word® Dokument
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darzustellenden Spalten aus einer Tabelle sind frei konfigurierbar
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Anwender können die Felder selbstständig erweitern
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Meta-Daten aus Ordnern, Registern und Objekten
Daten. Übertragung. Automatisierung.
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Datenübernahme
Die Technik bietet die Möglichkeit sämtliche Indexdaten aus enaio® Indexwerte in ein MS Word® Indexwerte Dokument zu übertragen. Die Übertragung erfolgt automatisch zu festgelegten Ereignissen oder kann durch den Anwender manuell angestoßen werden. Der Anwender trifft die Auswahl, welche Daten aus enaio in Word-Vorlagen übernommen werden sollen.
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Formatierung
Hat der Anwender für die Vorlagen sogenannte Übernahmefelder definiert, so können diesen Feldern Schriftart und Schriftgröße definiert werden. Weitere Formatierungen wie Farbe, Kursiv oder ähnliches können im Dokument vorgegeben werden und blieben bei jeder Übernahme bestehen.
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Formate beibehalten
Unserer Empfehlung nach definiert ein Key-Anwender die Übernahmefelder in den Vorlagen. Die Anwender, die anschließend diese Vorlagen nutzten, um individuelle Dokumente zu erstellen, können die vorher definierten Felder nicht ändern.
Das gewählte Erscheinungsbild in den Dokumenten inklusive Schriften und weiteren Formatierungen bleiben unverändert.
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Sprachen unabhängig
Diese Technik funktioniert unabhängig von der gewählten MS Word® Sprache. Die Datenübernahme kann in jedes Dokument im docx-Format integriert werden - egal in welcher Sprache das Dokument vorliegt.
Damit wir uns recht verstehen: Wir fügen in jede beliebige Sprache der Welt Werte aus den enaio® Feldern ein. Die Sprache der Indexwerte wird dabei übernommen, eine Übersetzung findet jedoch nicht statt.
Mit dieser Technik können insbesondere die relevanten Informationen für die Dokumentenlenkung genutzt werden. Ebenfalls ist eine Datenübernahme beispielsweise bei der Vertragsverwaltung oder dem HR-Management möglich.
Als Voraussetzung dient das seit Langem etablierte *docx Format von Microsoft®. Die notwendigen Entwicklertools zur Erstellung der Platzhalter hat Microsoft® dem Programm MS Word® schon lange im Standard integriert. Mit nur wenigen Mausklicks sind die Entwicklertools eingeblendet und der Definition der Platzhalter steht nichts mehr im Wege.