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Digitale Personalakte - Wie das elektronische Personalmanagement mit enaio® funktioniert

Digitale Personalakte - Wie das elektronische Personalmanagement mit enaio® funktioniert

Mit enaio® Best-Practice-Lösung voll handlungs- und auskunftsfähig sein 

Hier erfahren Sie mehr:

Mit der enaio® Best-Practice-Lösung (BPL) digitale Personalakte werden die dafür notwendigen Dokumente und Informationen digital - mit Hilfe einer Software gespeichert und verarbeitet. Das erleichtert PersonalerInnen die Administration und gestaltet den gesamten HR-Prozess effizienter.

Mit enaio® Best-Practice-Lösung voll handlungs- und auskunftsfähig sein 

Funktionen im Überblick

  • Sammelort für alle arbeitsrelevanten Dokumente und Unterlagen

  • Register und Unterregister innerhalb eine Akte erleichtern die Verwaltung

  • Mögliche Register in der Personalakte können sein: Bewerbungsunterlagen; Verträge; steuerrelevante Unterlagen; Entgelt; Zeiten; Fort- Weiterbildungen; Beurteilungen; Sonstiges ( Reisekostenabrechnungen, Bescheinigungen für Behörden, Kopien von Führerschein oder Behindertenausweis); Korrespondenz 

  • Erhöhung der Transparenz durch eine klare Darstellung der aktuellen Versionen von Dokumenten in der Personalakte

  • Datenschutz und -sicherheit - die digitale Personalakte verarbeitet Daten entsprechend den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes

  • Zugriffsrechte und Rollenkonzepte regeln das ausschließlich autorisierte NutzerInnen Zugriff zu den sensiblen Daten haben

  • Physische Platzeinsparung durch die Digitalisierung (das digitale Archiv wächst mit steigender Mitarbeiterzahl ohne zusätzlichen Platzbedarf mit)

  • Kostensenkung durch Einsparung von physikalischen Aktenschränken und routinemäßigen Einzelaufgaben 

Funktionen im Überblick

Geschützt. Übersichtlich. Kostensparend.

  • Aufgaben der digitalen Personalakte 

    Die elektronische MitarbeiterInnenakte hat die Aufgabe, die Agenden und Prozesse der Personalabteilung zu erleichtern. Sie macht Schluss mit unübersichtlichen Papierakten und -stapeln sowie falsch abgelegten Dokumenten. Dazu unterstützt sie gesetzliche Vorgaben.

  • Arbeitsschritte reduzieren 

    Wenn Sie Ihre HR-Akten in das Dokumentenmanagementsystem integrieren, können Sie abteilungsübergreifende Prozesse beschleunigen: Onboarding, Lohnverrechnungen und Steuerprüfungen beispielsweise sind von jedem Ort, zu jeder Zeit und über jedes Endgerät möglich.

  • Effizienz erhöhen 

    Damit die abteilungsübergreifende Be- und Weiterverarbeitung von Dokumenten aus der digitalen Personalakte effizient abläuft, steuern automatisierte Workflows selbst komplexe Vorgänge.

  • Immer im Blick 

    Durch selbst eingeleitete Workflows kann teamübergreifend sichergestellt werden, dass anstehende Aufgaben und Termine für das Personalmanagement eingehalten werden. Neue Verträge oder ergänzende Vereinbarungen können von Unit- oder Fachvorgesetzten durch das Vorlagenmanagement selbst erzeugt und mit den MitarbeiterInnenstammdaten aus der Personalakte befüllt werden.

  • Entscheidungen treffen

    eAkten sind die Basis der digitalen Transformation in HR-Abteilungen und im gesamten Unternehmen. Für schnelle Entscheidungen brauchen UnternehmerInnen einen sofortigen Überblick über Dokumente, Unterlagen, Daten und Fakten. Dabei geht es nicht nur um Bestandsunterlagen wie Arbeitsverträge oder Bonusvereinbarungen, sondern auch um Notizen, Zusatzvereinbarungen oder Korrespondenz. Sie können alle Dokumente sowohl nach Name (frei definierbar) und Datum als auch nach Metadaten und auf Basis einer Volltextsuche auf Knopfdruck verfügbar machen.

     

  • Valide Datenbasis 

    enaio® gewährleistet die vollumfängliche Integrität der Daten und bildet damit Ihr sicheres Fundament für Ihre Entscheidungen. Auf Basis der ECM-Funktionen von enaio® werden alle Informationen, Daten und Dokumente rechts- und revisionssicher archiviert.

Digitale Personalakte: Aufbau und Inhalt

Wie Sie die digitale Personalakte aufbauen, ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Meist organisieren Register und Unterregister die Aktenarchitektur. Personalstammdaten, Bewerbungsunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen, Urlaubsanträge, Dienstverträge, Bonusvereinbarungen, Kündigungsschreiben sowie Korrespondenz gehören in die digitale Personalakte. Private Informationen, wie religiöse oder politische Einstellungen, Krankheiten, medizinische Berichte und Social Media-Profile, gehören nicht in die digitale Personalakte.

Akten schaffen Übersicht

Alle relevanten Daten und Dokumente werden in der BPL zentral in einer Aktenstruktur abgelegt. Jede MitarbeiterInnenakte erhält dabei eine eigene Akte als elektronische Klammer, um alle Dokumente, Daten und Informationen an einem Punkt zu bündeln. Damit stehen Ihnen diese Akten orts- und zeitunabhängig zur Verfügung, Windows-basiert, im Web oder auch mobil, um erheblich Ihren Verwaltungsaufwand zu minimieren.