Unsere Lösung Dokumentenlenkung im enaio® Webclient ist eine logische Weiterentwicklung unserer erfolgreichen Lösung aus dem bekannten enaio® Client. Dabei sind viele Rückmeldungen und Änderungswünsche unserer Kunden berücksichtigt worden, so dass wir den Best-Practice-Gedanken konsequent weitergeführt haben. Dabei haben wir alle Vorteile einer web-basierten Technik mit den Anforderungen an eine moderne Dokumentenlenkung kombiniert.
Unabhängig vom Ort der Welt können Sie eine Dokumentenerstellung, eine Metadaten-Recherche oder die Freigabe von Arbeitsanweisungen im enaio® Webclient durchführen – okay, vorausgesetzt Sie haben Internet-Zugang. Aber abgesehen davon ist es egal, ob Sie mit einem Laptop, Tablet oder Ihrem Smartphone arbeiten – auf jedem Device ist die Anwendung bedienbar.
Mit dem durchdachten und workflow-basiertem System werden Dokumente erstellt, geprüft und genehmigt. Dabei berücksichtigen wir selbstverständlich ein 6-Augen-Prinzip, führen einen revisionssicheren Audit-Trail und bieten ein integriertes Schulungsmanagement. Automatisch werden Teilnehmern in einem Schulungskreis Lesebestätigungen und optional eine Verständniskontrolle zugesendet. Bei neuen Mitarbeiterinnen erkennt das System diese und sendet die notwendigen Aufforderungen zur Lesebestätigung direkt.
Templates für die unterschiedlichen Dokumenttypen werden mit dem Vorlagenmanagement erstellt und freigegeben. Somit ist sichergestellt, dass jedes neue Dokument auf einer freigegebenen Vorlage basiert. Die Vorlagen können dabei die optionale Datenübernahmetechnik enaio® word-sync beinhalten. Damit werden automatisch enaio® Metadaten wie Dokumententitel oder Nummer in das Word-Dokument übertragen.
Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass die Anwenderinnen immer nur gültige oder in Schulung befindliche Dokumente sehen. Somit gibt es keine Verwechslung zwischen unterschiedlichen Versionen und deren Gültigkeit.
Eine automatische Fristenüberwachung informiert die Anwenderinnen über anstehende Revisionen, überwacht Schulungsintervalle und ändert an den Stichtagen den Dokumentenstatus.
Die transparente Statusüberwachung ermöglicht es Ihnen, den Vorgang bei der Dokumentenerstellung exakt anzuzeigen. Damit haben Sie die volle Kontrolle über den Erstellprozess und alle beteiligten Anwenderinnen.
Weiteren Nutzen bringt die grafische Visualisierung der optionalen Anwendung Data Visualizer Dashboard (DaViD). Sehen Sie vom ersten Tag an die wichtigsten Werte aus Ihrer Dokumentenlenkung. Der DaViD ist nach der Installation sofort einsatzbereit und kann ohne weitere Kenntnisse relevante Daten zur Verfügung stellen, da im Auslieferungszustand zahlreiche Standard-Charts für die BPL Dokumentenlenkung enthalten sind.